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Couverture Fonctionnelle Saisie Comptable Démonstration F.A.Q  

 

Desk-Capture reste fidèle à sa tradition d’innovation et propose la seule solution du marché permettant la visualisation de la facture originale, la saisie des éléments comptables et l’export des données vers les logiciels utilisés par les experts comptables.

La fonctionnalité de saisie comptable permet :

De disposer d’une application de saisie simple et ergonomique sans aucune installation sur les postes et en multi sites.
A l’entreprise de réduire ses frais de comptabilité : la saisie des éléments de facture représente une partie importante de la mission de l’expert comptable, reprendre cette tâche en interne est un argument fort dans la négociation.
A l’expert comptable de se concentrer sur son cœur de métier : le conseil. Les échanges de factures papier n’étant plus nécessaires, l’expert comptable peut dorénavant  récupérer votre travail sans re-saisie dans son application. Il peut ainsi se consacrer sur le conseil courant et l’assistance en matière fiscale, sociale, juridique, économique, financière ou de gestion.
A l’entreprise de réduire ses coûts de transmission de pièces : les factures n’ont plus besoin d’être expédiées, l’entreprise comme l’expert comptable ont accès aux documents 24/24h et 7/7j pour saisir les pièces et finaliser la comptabilité.
De diminuer les temps de saisie : pour un grand confort d’utilisation, la liste des factures, la facture et le masque de saisie sont sur le même écran. Il n’est plus nécessaire de se lever, aller à l’armoire, chercher, sortir les factures, tourner les pages, manipuler successivement le clavier et le papier, ranger, classer, se lever, retourner à l’armoire, etc.

De réduire les erreurs de saisie : la reconnaissance des caractères permet de sélectionner les données et de les glisser dans le masque de saisie, le contrôle des formats de date et nombre évite les erreurs d’intégration dans les systèmes comptables, les listes déroulantes permettent une harmonisation des saisies, la gestion des accès permet un contrôle périodique par l'expert comptable et la hiérarchie, la fonction d'export empêche les erreurs de re-saisie dans les logiciels comptables.

De personnaliser l’application à ses besoins : 6 champs libres sont disponibles pour une comptabilité analytique et 1 zone de remarque pour annoter une facture.
Paramétrages
Export : sélection des données à figurer sur l'export parmi les 24 métadonnées disponibles.
Saisie : possibilité d'empêcher le modification des données après export
Champs libres : Possibilité de modifier le libellé des 6 champs libres disponibles
Gestion des tiers : ajout, modification et suppression des fournisseurs, des clients et des salariés ainsi que leur numéro de compte associé.
Affichage : sélection des colonnes à afficher sur les lignes de documents pour une visualisation rapide.
Gestion des accès et des droits : fonction de gestion des accès par dossier et par personne et sélection des droits fonctionnels : visualisation, alimentation, suppression, modification, saisie comptable, export, paramétrage. Vous pourrez ainsi accorder différents niveaux d’autorisations à vos collaborateurs. Par exemple, un utilisateur aura l’autorisation de saisir et modifier des factures alors qu'un autre ne pourra que les consulter
Saisie des éléments comptables
Ergonomie : pour optimiser les temps de saisie, la liste des documents d'un répertoire, l'original de facture et le masque de saisie sont affichés sur une seule page. Pour faciliter la lecture, l'utilisateur peut zoomer sur la facture.
Sélection du masque de saisie : trois masques de saisie disponibles selon la nature de la facture (achat, vente ou note de frais).
Saisie semi-assistée : listes déroulantes pour faciliter la saisie et diminuer les erreurs, attribution automatique du numéro de pièce.
Fonction sélectionner/glisser/déposer : sélection du texte sur la facture (ex : montant TTC ou numéro de facture) et dépôt dans le masque de saisie.
Annotations : pour chaque document un champs de remarque est disponible sur les masques de saisie pour une remarque, une précision ou une question.
Traçabilité : la date de dernière modification est affichée.
Export des éléments comptables
Transfert des écritures en comptabilité : l'exportation des données en comptabilité est instantanée. Le format CSV est reconnu par la grande majorité des systèmes comptable et permet une exploitation des données exportées sous Excel.
Segmentation de l'export : Utilisation de filtres et de groupes de sélection pour les exportations (sélection par dossier, entre deux dates de facture ou de valeur, sélection des journaux, des tiers ou à l'unité).

 
Exemple d'utilisation
31 mai :
Avec les enveloppes pré affranchies prévues à cet effet, l’entreprise Alpha Informatique expédient ses dernières factures d’achat, de ventes et ses notes de frais aux ateliers de numérisation de Desk-Capture. Les documents seront intégrés à l’espace sécurisé de Alpha Informatique en moins de 2 jours ouvrés.
5 juin :
Même en déplacement, les commerciaux visualisent les factures et saisissent les éléments comptable directement sur l’application Desk-Capture, l’assistante de direction saisie les factures d’achat et chacun des collaborateurs ses notes de frais. Mr Dupont n’a aucune visibilité sur les notes de frais de Mme Durand, ni sur les factures d’achat.
7 juin :
M Henry, directeur financier de Alpha Informatique a autorisé son cabinet d’experts comptables à visualiser ses factures sur Desk-Capture et à corriger la saisie de ses collaborateurs si besoin. La fonction d’export des journaux comptables permet à l’expert de transférer les écritures sur sa solution sans ressaisie.
12 juin :
Le cabinet d’experts comptables peut envoyer la déclaration de TVA de l’entreprise Alpha Informatique et en sauvegarder une copie sur Desk-Capture pour archivage sans qu’il n’y eu de mouvements d’originaux et sans frais d’affranchissement.