|
|
|
|
  |
|
| |
|
| |
|
| |
|
| |
|
| |
|
|
|
|
| |
 |
Quelle utilité à la gestion documentaire ? |
|
 |
|
Réutiliser |
|
 |
Avec l’apparition de l’informatique et des techniques de communication, les entreprises produisent de plus en plus de documents. Paradoxalement et malgré l’émergence des outils de communication, l’information circule mal. Ainsi, un document peut être écrit par un service et réécrit par un autre un an après, de même une étude peut être menée par un employé et les conclusions peuvent être occultées par le nouvel embauché travaillant sur un projet similaire trois ans après. |
 |
L’objectif d’une gestion documentaire est d’organiser un volume important d’information pour en faciliter la recherche et la consultation. Ceci dans le but de profiter du patrimoine intellectuel de l’entreprise pour enrichir la production d’un nouveau document et empêcher la production de doublons. |
|
| |
|
|
Protéger |
|
|
Toutes les entreprises risquent la perte d’information, on pense généralement à l’incendie, l’inondation et le vol mais plus couramment les pertes sont dues à des erreurs de saisie, de transmission, d’utilisation des informations, d’exploitation, de manipulation du système ou des supports.
|
|
Lorsque l’incident survient, les questions suivantes se posent :
- Quelles sont les pénalités si l’entreprise se trouve dans l’impossibilité de retrouver et de fournir l’information requise?
- Quelles sont les pertes d’exploitation induites par l’indisponibilité de l’information?
- Quels seront les coûts pour reconstituer l’information?
- Que prévoit la police d’assurance en cas de dommages immatériels, et le cas échant quelle sera l’indemnité pour les documents détruits, pour couvrir les frais de reconstruction de l’information ainsi que les pertes d’exploitation?
|
|
S’équiper d’une solution de gestion documentaire externalisée c’est protéger le patrimoine de l’entreprise et anticiper la non disponibilité de l’information.
|
|
| |
|
|
L’entreprise doit d’une part s’acquitter de l’obligation de conserver certains documents (voir les délais de conservation légaux par type de document) et d’autre part apporter la preuve de ses droits et affirmations. |
|
La gestion documentaire lui permet d'archiver, de partager et de restituer l’information. |
|
| |
|
|
Réduire les coûts |
|
|
Le développement de la bureautique, de l’informatique et d’Internet n’ont fait qu’accroître la production de documents papier et électroniques au quotidien : télécopies, photocopies, sorties d’imprimantes, supports de communication, revues internes et externes, etc. Les conséquences sur les coûts ne sont pas anodines, même si les entreprises n’en ont qu’une vision floue et parcellaire parce que leurs budgets d’investissement et de fonctionnement sont gérés par différents services. |
|
Liste des coûts liés à une gestion « papier » de l’information :
- Charges de personnels pour la saisie, le classement, la diffusion et la recherche de documents : selon le cabinet PriceWaterhouse Coopers, 40 à 70% du temps d’un employé est consacré à la gestion des documents.
- Production et diffusion : impression, photocopie et affranchissement,
- Matériels : achats et entretiens d’imprimantes, photocopieurs, fax, relieur, machine à affranchir, etc.
- Consommables : toner, cartouches d’encres, papier, etc.
- Surfaces en achat ou location pour les archives : en location de surface uniquement, un mètre cube d’archives (l’équivalent d’une armoire métallique) stocké dans l'entreprise coûte de 695 à 1738 € par an
|
|
Il sera également utile d’analyser les incidents qui ont pu avoir lieu en lien avec des dysfonctionnements d’archivage : données perdues, données indûment détruites, données confidentielles divulguées, document introuvable car non indexé ou mal décrit, données anciennes illisibles, etc. |
|
Aujourd’hui, continuer à investir sur des périphériques plus performants (copieurs, imprimantes, fax...) qui poussent à la consommation de papier sans revoir son mode de fonctionnement c’est la garantie de faire exploser le coût direct de production de pages et de devoir résoudre des problèmes de stockage, de classement et d’accessibilité du document |
|
La gestion documentaire électronique permet un gain de temps de traitement et de diffusion considérable. Les équipes peuvent ainsi se consacrer à des tâches plus lucratives comme la relance, la prospection ou le suivi client. Elle permet surtout de réaliser des économies importantes notamment sur l’affranchissement, les surfaces d’archivage et la reproduction.
|
|
|
|
|
|
|
