Externaliser, c’est choisir de faire confiance à un professionnel du métier :
Qui en réponse à vos ambitions et votre problématique met en œuvre une connaissance spécialisée et des outils adaptés,
Qui vous décharge de tâches peu productives et chronophages,
Qui mutualise ses solutions et permet donc une diminution de vos coûts.
Selon votre situation, vous pouvez faire le choix d’externaliser :
Le stockage papier de tout ou une partie de vos archives,
La dématérialisation de vos documents papiers,
L’organisation et la gestion totale ou partielle de vos archives électroniques.
Bien choisir son prestataire c’est s’assurer qu’il offre :
Une couverture fonctionnelle dimensionnée à vos besoins : en effet, rien ne sert de contracter pour une solution « tout compris » si vous avez en interne les ressources pour numériser. A l’inverse, il serait dommage de contracter pour deux solutions parce que ni l’une ni l’autre ne couvrent totalement votre besoin. Ainsi la solution idéale doit offrir un éventail de fonctionnalités assez large pour satisfaire tous vos besoins mais être assez souple pour que vous ne puissiez utiliser que ce dont vous avez besoin.
Des accès simples, rapides et sécurisés : nous l’avons vu, une information pertinente et efficace c’est un accès rapide à l’information et un partage maîtrisé.
Une solution adaptée à vos procédures et non l’inverse. On n’évalue jamais assez l’impact de l’implémentation d’un nouveau système dans l’organisation de l’entreprise. La meilleure solution sera celle qui se calque sur vos procédures existantes et sur votre organisation.
Un prix adapté à votre taille et à vos volumes.
Plus concrètement, les trois fonctions qu’un client doit demander à un prestataire de prendre en charge sont :
La capture de l’information
Capter l’information quel que soit son support (papier ou électronique) et son origine. C’est un peu le parent pauvre de la GED, trop d’acteurs de la gestion de l’information occultent complètement le passage du papier au numérique pour ne traiter que les documents numériques.
Convertir en un format compatible et universel qui assure la pérennité et l’homogénéité des documents, et ne permet pas de les modifier.
Pratiquer une reconnaissance des caractères pour faciliter les recherches ultérieures faites sur un mot ou une expression contenus dans un document. Idéalement, la reconnaissance de caractères sert aussi à classer automatiquement vos fichiers en fonction de leur contenu dans votre arborescence.
Enrichir l’information en utilisant des méta données. Liées aux documents, elles permettent de saisir des informations annexes à des fins de recherche, d’analyse et de comptabilité.
Le traitement de l’information
Assurer la traçabilité de l’information : sa date de création, son origine, son propriétaire, etc.
Organiser l’information aisément au plus proche de votre organisation existante par une gestion simple de l’arborescence des dossiers (renommer, supprimer et ajouter) et de l’organisation des fichiers (déplacer, renommer, supprimer).
Pouvoir détruire des données périmées, pour des raisons de bonne gestion (coût et risque du stockage inutile), d’obligation légale (cas des données personnelles) et de fiabilité du fonds d’archives (toutes les informations stockées doivent être pertinentes).
Le partage de l’information
Diminuer le temps d’accès à l’information avec un outil de recherche efficace et une arborescence familière à l’utilisateur.
Gérer des accès et des droits associés pour fournir l’information aux utilisateurs dans les délais demandés: donner des droits distincts à des tierces personnes distinctes.
