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Mettre en œuvre un système de GED |
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Exprimer le besoin |
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Une démarche de dématérialisation et de gestion des archives ne se fait pas sans réflexion préalable. En effet, il faut au départ une bonne connaissance de sa propre organisation et de ce vers quoi on veut tendre. Bien connaître ses motivations et ses objectifs permet d’inscrire sa démarche dans la politique globale de l’entreprise, de façon pérenne.
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Questions clés :
- Pour quels motifs souhaitez-vous entreprendre une politique d’archivage ? Cette considération vous permet de prendre conscience des besoins exprimés et des nécessités pour assurer la croissance de l’entreprise. Vous en déduirez aussi les critères d’évaluation de votre projet de GED.
- Qu’attendez-vous d’un système de gestion des documents ? En réponse à cette question vous devez obtenir une liste de fonctionnalités avec une note d’importance et de pertinence.
- Quels seront les utilisateurs d’une solution de gestion des documents à l’intérieur de l’entreprise comme à l’extérieur ? Cette réflexion doit aboutir à la liste des personnes concernées et leur droit d’accès aux documents.
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Quantifier le besoin |
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Cette étude doit aboutir à un tableau croisé avec sur un axe les typologies de documents papiers et électroniques (comptable, juridique, logistique, administratif, etc.) à intégrer au système d’archivage et sur le deuxième axe les typologies d’acteurs (commerciaux, techniciens, administratif, etc.). Au croisement des deux axes se trouvent les droits d’accès. |
En termes de documents |
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Afin de restreindre les données à traiter, il faut considérer que les données à archiver sont d’une part celles qui sont indispensables à l’entreprise pour redémarrer son activité au lendemain d’un sinistre et d’autre part celles qui facilitent le travail des collaborateurs.
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Exemple de données vitales à l’entreprise après un sinistre :
- Les données à caractère légal et réglementaire et permettant d’être en règle vis-à-vis du fisc, des organismes sociaux, de la CNIL, etc.,
- Les données supportant les intérêts de l’entreprise en cas de contentieux,
- Les informations exploitables pour l’activité future.
Exemples de données facilitant le travail des collaborateurs :
- Les données concernant la mémoire historique de l’entreprise,
- Les données à mutualiser avec des prestataires : les factures pour les cabinets comptables, les contrats pour les avocats, les bons de commande pour les transporteurs, etc.
- Les données à mutualiser entre collaborateurs : suivi client, notes de frais, notes internes, etc.
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Outre la nature de l’information, la durée de conservation est déterminante dans le choix des pièces à archiver :
- en application des textes réglementaires (voir tableau),
- par analogie avec ces textes en fonction du risque de contentieux,
- par métiers en fonction de la réutilisation prévisible de l’information archivée.
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En termes d’acteurs |
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Il faudra ici définir pour chaque typologie d’acteur :
- Sa nature (interne ou externe à l’entreprise),
- Les documents primordiaux, importants ou secondaires à son activité,
- La fréquence des accès et son besoin en terme de rapidité d’accès à l’information
- Sa localisation géographique pour prévoir des accès distants,
- Ses accès et ses droits (consultation, suppression, modification, création).
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Définir les procédures à mettre en place |
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Parce qu’il n’est pas nécessaire de choisir un outil sans savoir comment on veut l’utiliser, il est important d’étudier au préalable :
- Le cycle de vie de chaque type de document de sa création à sa destruction en passant par ses modalités d’échange,
- Les usages et les modes de travail existants,
- L’environnement et les contraintes,
- Les règles d’administration.
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La deuxième étape est de définir quels seront les processus modifiés, créés ou supprimés après la mise en place d’un système de GED à tous les niveaux de l’entreprise. Il convient lors de cette phase d’énumérer les différentes étapes du cycle de vie d’un document dans la nouvelle organisation et pour chacune de ces étapes y rattacher un acteur et une action. |
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La cartographie des processus après intégration du système de GED doit vous permettre de constater l’obsolescence de certaines tâches telles que le classement si le système est doté d’une catégorisation automatique, la diffusion, la reproduction, la recherche, etc. |
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Définir l'arborescence |
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Dans une gestion documentaire mutualisée, l’arborescence est cruciale. C’est le gage d’une classification ordonnée. Même si l’arborescence doit être définie avant la mise en production du système de GED, celle-ci n’est pas figée. Une bonne solution de GED doit vous laisser l’opportunité de modifier la structure des dossiers en cas de besoin : renommer, supprimer, déplacer, ajouter des dossiers.
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Il n’y pas d’arborescence idéale à proprement parler, elle est liée à l’activité de l’entreprise, à sa taille et son organisation. En revanche, une arborescence bien conçue répond à trois critères :
- Le nom des dossiers correspond à leur contenu, cette structure est indispensable pour retrouver aisément vos documents au sein de votre espace.
- Plus le nombre de niveaux est important moins la visibilité est bonne.
- L’organisation des dossiers reflète l’organisation de la société : l’accès aux documents doit être au moins aussi fluide, naturel, intuitif et cohérent que celui que vous utilisez pour le papier. En extrapolant on doit y retrouver l’organisation des services, des armoires, des rayons et des classeurs. Lorsque vous définissez l’organisation des dossiers pensez « droit d’accès ».
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Définir la structure de l'intitulé des fichiers |
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Lorsqu’on ouvre un dossier c’est la liste des fichiers qui apparaît en premier et qui donne une indication sur le contenu de ces derniers. Ainsi, l’intitulé des fichiers a aussi une importance à ne pas négliger.
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Le bon équilibre à trouver est un intitulé qui laisse peu de place à des noms fantaisistes et à rallonge et une codification qui en dit assez sur le contenu des fichiers. Ainsi on choisira des initiales pour qualifier le type de document (NDF pour Note De Frais par exemple) et un suffixe qui distingue ce document d’un autre (la date par exemple). |
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Définir les méta données |
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Les méta données sont des informations liées à un fichier, elles ont pour objectif :
- De vous donner des informations complémentaires sur un fichier,
- De faciliter la recherche de vos fichiers : ceci à condition que votre système de GED propose la fonction d’indexation des champs et de leurs valeurs.
- L’exploitation des informations liées à vos fichiers : les méta données sont des informations précieuses qui doivent pouvoir être exportées et intégrées à d’autres solutions pour analyses (solution comptables par exemple).
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Elles sont constituées de trois éléments :
- Le libellé : c’est le nom du champ. Figé ou paramétrable selon les systèmes utilisés, sa formulation est importante et ne doit pas être ambiguë sans quoi vous constaterez des erreurs de saisie.
- Le format : il doit être défini pour éviter les saisies anarchiques qui pourraient nuire à l’exploitation des méta données (par exemple la date est une information qui peut être formalisée de façon très différente d’une personne à l’autre).
- Les valeurs : selon le systèmes de GED, elles peuvent être libres ou pré renseignées avec des listes déroulantes pour en faciliter la saisie et l’exploitation.
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Définir une stratégie liée à l'archivage |
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Il ne peut y avoir de bonne politique d’archivage sans une prise de conscience de son importance et une validation au niveau le plus haut. La première condition à remplir est donc la reconnaissance, à ce niveau, du caractère stratégique d’une politique visant à conserver à long terme les données numériques, par exemple en prenant en compte leur archivage dans le schéma directeur de l’institution.
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La deuxième condition pour récolter les fruits de votre investissement est la publication de règles strictes pour l’administration des documents (qui fait quoi ?), l'intitulé des dossiers et des fichiers ainsi que pour la saisie des méta données. Ces règles doivent faire l’objet d’un document diffusé au sein de l’entreprise sans omettre les tiers extérieurs à l’entreprise et être approuvées et adoptées par tout un chacun.
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