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Pourquoi Archiver? Archiver Où? Comment Archiver?  
 
Guide de l'archiveur

Ce guide est destiné au personnel des petites et moyennes structures qui ont entendu parler de la gestion électronique de documents sans savoir vraiment comment l’appréhender, ni en quoi elle est essentielle à l’organisation de l’entreprise et surtout comment la mettre en œuvre.

Pour la réalisation de ce manuel, nous nous sommes attachés à démystifier et à simplifier autant que possible les technologies et les méthodes utilisées pour une organisation des documents optimum. Nous nous sommes fixés pour objectif de donner à nos clients, en une demi-heure de lecture, les outils nécessaires pour comprendre et mettre en place une politique de gestion documentaire.
Quelques définitions sur les notions d'archivage
Les archives

 

 

Les archives sont définies comme « l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité » Loi du 3 janvier 1979, art. 1.
En ce sens toute production de l’entreprise tend à devenir une archive pour celle-ci et ce quel que soit le support : papier et électronique. Pour rendre la chose plus complexe, on peut trouver au sein de chaque entreprise des informations :

  • sur les deux supports à la fois
  • qui étaient « papier » et qui sont devenues « électroniques »…
  • soit papier soit électronique
  • entièrement papier
  • entièrement électronique

Devant une telle hétérogénéité, il est nécessaire de trouver un même moyen / système pour gérer à la fois l’information papier et électronique ainsi que les documents anciens et à venir.
   
L’archivage

 

 

L’archivage est « l'ensemble des actions, des outils et des méthodes mis en œuvre pour conserver à moyen ou long terme des informations dans le but de les exploiter » (Association Française pour la NORmalisation - Dictionnaire du Multimédia, 1995).

Il consiste à conserver de manière définie des informations produites à un instant « T » afin de pouvoir les utiliser ultérieurement. Au sein de l’entreprise, avoir accès aux archives est un besoin qui n’est plus à prouver en termes, notamment, de conservation (pour les domaines juridiques, financiers) mais aussi de valorisation et réutilisation par la communication ou autres services.

   
L’archivage électronique

 

 

La multiplication de la production des documents électroniques, des accès en ligne, des outils de mutualisation et de la dématérialisation, a conduit dans la loi du 13 mars 2000 à une nouvelle définition de l’écrit, incluant les supports électroniques.

Désormais, l'article 1316 du Code civil précise que « la preuve littérale ou preuve par écrit, résulte d'une suite de lettres, de caractères, de chiffres ou de tous autres signes ou symboles dotés d'une signification intelligible, quels que soient leur support et les modalités de transmission ».

Une donnée archivée ne doit plus être modifiable tout en demeurant accessible tant qu’elle présente une utilité. Elle correspond à un processus achevé ; elle est validée et constitue une preuve à un instant « T ».

Compte tenu de l’avancée des technologies, de la tendance juridique et des coûts, il apparaît  comme une évidence que l’archivage est devenu et restera électronique. 

L’archivage électronique est subordonné à la maîtrise de deux composants de cette dernière :

  • La numérisation de documents papiers en entrée pour les transformer en documents électroniques, ainsi que la gestion des documents électroniques natifs,
  • Un système d’exploitation, de gestion et d’accès à ces documents. Ce qu’on appelle communément un système de Gestion Electronique de Documents (GED). Il vous permet de capitaliser, retrouver et mutualiser l’information dont vous avez besoin.